Este FAQ foi elaborado a partir de dúvidas reais levantadas por clientes, médicos e secretárias durante reuniões de entrega, sessões de teste e atendimentos de suporte.
A ConciergeIA é uma inteligência artificial integrada ao WhatsApp que realiza o atendimento inicial dos leads de forma automática. Ela qualifica leads, responde dúvidas frequentes, informa valores e horários, agenda consultas e encaminha o atendimento para a equipe humana quando necessário. Todo o histórico fica registrado no CRM.
Não. A ConciergeIA atua como um atendimento de primeiro nível — ela filtra e qualifica as mensagens, responde perguntas simples e organiza o fluxo de leads. A equipe humana assume para negociações, agendamentos complexos e situações que exigem julgamento pessoal.
Sim. O Concierge funciona 24 horas por dia, 7 dias por semana, incluindo feriados. Durante o horário de expediente ela também atua, e a equipe recebe as conversas já qualificadas para dar continuidade. O lead nunca fica sem atendimento.
Atualmente, a ConciergeIA funciona via WhatsApp, integrado ao CRM. O WhatsApp Web tradicional é substituído pela plataforma centralizada, onde todas as conversas ficam registradas e organizadas.
A IA não esconde sua natureza — se perguntada diretamente, ela informa que é um assistente virtual. No entanto, a experiência é tão humanizada que muitos leads não percebem a diferença. A transparência é sempre mantida quando questionada.
A IA nunca inventa respostas. Se não tiver a informação, ela informa ao lead que irá verificar e, dependendo da configuração, pode acionar a equipe ou registrar a dúvida para follow-up.
O sistema tem mecanismos de recuperação automática. Mensagens que não foram processadas durante uma instabilidade são reprocessadas quando o sistema volta, evitando que leads fiquem sem resposta.
Sim. Dependendo da configuração do cliente, a IA pode enviar imagens, PDFs com fotos antes e depois, e até áudios de apresentação.
Sim. O processo completo de agendamento — consultar horários, escolher data, confirmar — acontece inteiramente pelo WhatsApp, sem precisar acessar nenhum site ou aplicativo externo.
Sim. Se o lead solicitar reagendamento ou cancelamento, a IA executa a ação automaticamente e atualiza todos os registros.
Nesse caso, a IA não interfere. Assim que um atendente humano assume a conversa, a IA para de responder completamente.
O follow-up é enviado apenas para leads que já iniciaram uma conversa e pararam de responder. A IA nunca manda mensagem para alguém que nunca entrou em contato. O número máximo de tentativas é configurado para evitar ser invasivo.
Esse problema ocorre quando a IA não foi configurada com variações de grafia ou sobrenomes do(a) profissional. A equipe pode cadastrar todas as variações possíveis (ex: Clarice, Clarisse, Clarise; ou qualquer combinação de sobrenomes). Basta informar todas as grafias aceitas e o nome completo registrado. O ajuste é feito rapidamente após a solicitação.
Isso ocorre quando o lead usa uma variação de nome que ainda não está cadastrada no sistema. Por exemplo, se o lead digitar "Dra. Clarise Abreu" e o sistema só reconhecer "Dra. Clarice Silva de Abreu Cunha", a IA pode não identificar. A solução é solicitar o cadastro de todas as variações conhecidas do nome à equipe da Stark.
Sim. A ConciergeIA pode ser configurada com um nome personalizado (ex: "Assistente da Clínica Dr. João") e com um tom de comunicação específico — mais formal ou mais acolhedor, conforme a identidade da empresa. Essas personalizações fazem parte do onboarding inicial ou podem ser solicitadas a qualquer momento.
Sim. O tom de comunicação é configurável. Você pode solicitar ajustes como: linguagem mais acolhedora, evitar certos termos, adotar um estilo mais clínico e profissional, ou qualquer outra preferência. Basta descrever como gostaria que a IA se comunicasse, e a equipe realizará os ajustes.
Em alguns casos, quando a IA detecta um apelido no cadastro, pode usá-lo na conversa. É possível configurar para que a IA sempre use o nome formal do lead, salvo exceções deliberadas. Caso isso ocorra, reporte o caso com o exemplo e o comportamento será ajustado.
Esse comportamento pode ocorrer quando há falha na importação do histórico de contatos — a IA trata o lead como novo e sem contexto anterior. Isso é identificado especialmente em importações de grandes volumes de contatos. A equipe monitora e corrige a integridade dos dados. Reporte o caso e o banco de dados do contato será verificado.
Valores são configurados manualmente no sistema. Se houve alteração de preço ou a informação está incorreta, informe à equipe da Stark: o valor atual, as formas de pagamento aceitas (cartão, Pix, dinheiro), se há entrada ou reserva antecipada e o valor, e se há parcelamento disponível. O ajuste é realizado rapidamente após a solicitação.
Isso pode ocorrer se a informação de gratuidade foi inserida em algum momento do onboarding ou em campanhas de marketing. Informe a equipe da Stark e a informação será removida, inserindo o valor correto e adicionando uma restrição explícita para que a IA não mencione gratuidade.
Sim, é possível configurar links de pagamento para que a IA envie ao lead durante a conversa (ex: para reserva de agenda). O pagamento integrado ao agendamento é oferecido apenas para clientes que usam calendários com integração nativa estável: Google Agenda, Outlook, iCloud ou Calendly. Para clientes com agenda externa via API (ex: Feegow, Amigotech, Controle Odonto), o agendamento continua sendo oferecido, porém sem pagamento acoplado ao fluxo. Essa integração precisa ser configurada com antecedência — converse com a equipe para avaliar a viabilidade para o seu fluxo específico.
Por padrão, e em conformidade com as normas de marketing médico, a ConciergeIA é configurada com restrições (guardrails) que impedem a divulgação de preços de cirurgias e técnicas cirúrgicas específicas. Em alguns casos, mediante avaliação e justificativa, é possível criar exceções específicas. Consulte a equipe da Stark.
Por padrão, não. As restrições de compliance médico impedem que a IA detalhe técnicas cirúrgicas. No entanto, caso o profissional julgue necessário detalhar alguma tecnologia ou técnica para fins educativos, é possível configurar uma exceção pontual, que será avaliada caso a caso pela equipe.
As normas de marketing médico recomendam cautela com o termo "gratuito" para consultas. Em alguns casos, termos como "presente" ou "cortesia" são mais adequados. A configuração do texto de campanha dentro da ConciergeIA segue as orientações do próprio profissional e as boas práticas do setor. A equipe da Stark pode orientar durante o onboarding.
Não. A ConciergeIA é configurada para nunca compartilhar dados de terceiros, em conformidade com a LGPD. Cada lead só tem acesso às próprias informações.
O fluxo começa com a ConciergeIA qualificando o lead na caixa de entrada. Depois que a IA conclui a triagem, o lead avança para atendimento humano pela equipe, onde é gerenciado manualmente — com anotações, etiquetas, tarefas de follow-up e movimentação pelo funil.
Sim. Todas as conversas ficam registradas no CRM, acessíveis para toda a equipe a qualquer momento. A equipe pode ler o histórico completo de qualquer lead.
O sistema atribui automaticamente uma nota de interesse ao lead (de 1 a 10) com base na conversa. Essa nota fica visível no CRM, permitindo que a equipe priorize os contatos mais quentes sem precisar ler cada conversa.
Sim. Oportunidades de leads recorrentes precisam ser gerenciadas para manter as métricas precisas do funil. Caso contrário, o mesmo lead pode aparecer duplicado nas estatísticas. Orientamos a equipe a fazer essa manutenção periodicamente.
Não. Após a implantação do CRM, toda a comunicação via WhatsApp passa a ser centralizada na plataforma. O WhatsApp Web convencional não deve ser usado em paralelo, pois isso fragmenta o histórico de conversas e prejudica as métricas e o acompanhamento.
Dentro do CRM, é possível agendar tarefas de follow-up diretamente na conversa do lead. Basta clicar na opção de tarefa, definir a data e a descrição. O sistema notifica a equipe na data agendada para realizar o contato.
O PIX enviado diretamente no WhatsApp é um recurso nativo do aplicativo (transferência entre usuários). O CRM utiliza a API oficial do WhatsApp (Meta), que não suporta esse tipo de mensagem — o sistema simplesmente não recebe o dado para exibir. Por isso, o pagamento aparece normalmente no WhatsApp pessoal, mas não fica registrado no CRM. Para registrar pagamentos, oriente os leads a enviarem o comprovante como imagem ou a utilizarem os links de pagamento configurados na plataforma.
Todos os ajustes são solicitados diretamente à equipe da Stark. Descreva o problema ou a mudança desejada com exemplos concretos. A equipe avalia, prioriza e executa o ajuste.
Ajustes simples (como correção de valores, nome do profissional, horários) são realizados rapidamente, geralmente em até 1 dia útil. Ajustes de maior complexidade (como reestruturação de fluxo, novas integrações ou mudanças no comportamento da IA) podem levar de 3 a 5 dias úteis. A equipe sempre confirma o prazo ao aceitar a solicitação.
Sim, é possível integrar o formulário de contato do site com a ConciergeIA. Quando habilitada, leads captados pelo formulário entram automaticamente no fluxo da IA dentro do CRM. Consulte a equipe para verificar a viabilidade.
Informe a equipe da Stark com o e-mail atual e o novo e-mail desejado. A equipe realizará a troca no sistema. Importante: não tente criar um segundo acesso com o novo e-mail sem antes solicitar a migração, pois isso pode gerar duplicidade de perfis.
Sim. A qualquer momento, novas informações podem ser adicionadas à configuração: novos serviços, novos preços, novos profissionais, promoções temporárias, regras especiais, entre outros.
O suporte é feito diretamente pelo grupo de WhatsApp do cliente com a equipe da Stark. Para situações urgentes (comportamento indevido da IA, erros críticos), o atendimento é imediato. Para ajustes não urgentes (valores, tom, informações), o prazo é de até 48 horas. As gravações das reuniões de treinamento ficam disponíveis para consulta a qualquer momento.
Sim. A conexão é de coexistência — o CRM e o WhatsApp do celular/Web funcionam simultaneamente no mesmo número, sem conflito. Mensagens enviadas pelo celular aparecem no CRM como "usuário", e vice-versa. Essa estratégia é útil para enviar follow-ups fora da janela de 24h sem custo de template.
Enquanto a IA conversa, a conversa aparece como "utilizador" (sem proprietário atribuído). Quando a IA termina a qualificação, ela automaticamente atribui a conversa à secretária responsável e o card do lead é movido no funil. Nesse momento, o lead aparece na sua lista de conversas atribuídas.
Cada usuário pode ter um perfil de acesso diferente. Campos, funcionalidades e até a visualização dos cards no funil podem variar conforme as permissões configuradas. Se algo que você precisa não está aparecendo, solicite a revisão de permissões para a equipe da Stark.
O dashboard fica no menu lateral esquerdo do CRM, geralmente próximo ao final da lista. Clique em "Dashboard" para acessar as métricas de leads, contatos, conversas e desempenho da IA. O período de análise pode ser filtrado (7 dias, 30 dias, mês atual, personalizado, etc.).
Acesse "Meu Perfil" dentro do CRM e clique em "Alterar Senha". Caso tenha esquecido a senha, use a opção de redefinição na tela de login. Se o problema persistir, solicite auxílio à equipe da Stark.
Sim. É possível importar contatos existentes (de planilhas, sistemas anteriores, etc.) para o CRM. A equipe da Stark auxilia na formatação e importação dos dados. Importante: bases muito grandes (acima de 10.000 contatos) requerem validação especial para evitar erros de contexto na IA.
Em casos de falha na importação, a IA pode não reconhecer o histórico do lead e tratá-lo como novo contato, o que pode resultar em respostas inadequadas para quem já é cliente. Por isso, após importações em massa, é recomendado um período de teste supervisionado. Qualquer caso identificado deve ser reportado imediatamente.
Sim. A IA identifica a localização do lead e adapta o discurso de acordo. Para leads de outras cidades ou estados, pode mencionar opções de teleconsulta, viagem, ou reforçar o diferencial que justifica o deslocamento.
Não há limite fixo. O sistema é configurado para suportar múltiplos profissionais em múltiplas unidades, cada um com suas especialidades, horários e preços específicos.
Na maioria dos casos, sim. O Concierge pode ser integrado a praticamente qualquer sistema — prontuários, ERPs, sistemas de agenda, plataformas de cobrança, entre outros. Cada integração é avaliada caso a caso.
O CRM é vinculado a um número de WhatsApp. Usar o mesmo número para duas empresas diferentes é uma configuração não padrão que precisa de avaliação técnica específica. Recomendamos discutir esse cenário com a equipe antes da implantação para definir a melhor estrutura.
Depende da configuração contratada. É possível configurar a IA para uma empresa com múltiplos profissionais, encaminhando o lead ao profissional correto conforme a especialidade ou disponibilidade. Esse fluxo é desenhado durante o onboarding.
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